Wat kost koffie op kantoor per kopje en per maand?

Wat kost koffie op kantoor eigenlijk? De prijs van een kop koffie hangt af van de koffiebonen, de hoeveelheid koffie die je gebruikt, de koffiemachine en de bijkomende kosten voor onderhoud en verbruik.

Een kop koffie kan op basis van alleen de koffiebonen relatief goedkoop lijken. Maar zodra je de aanschaf of huur van de koffiemachine, onderhoud, reiniging, energie en melk meerekent, ontstaat een ander beeld.

Voor bedrijven is het daarom verstandig om niet alleen naar de kiloprijs van koffiebonen te kijken, maar naar de totale kosten per kopje.

In dit artikel laten we zien hoe je de kosten van koffie op kantoor berekent, wat een kantoor met 10, 25 of 50 medewerkers ongeveer kan uitgeven en waarop je kunt besparen zonder in te leveren op koffiekwaliteit.

Wat kost één kopje koffie op kantoor?

De kosten van één kop koffie bestaan uit meerdere onderdelen.

De belangrijkste zijn:

1. Koffiebonen of andere koffie-ingrediënten.

2. Aanschaf, afschrijving, huur of lease van de koffiemachine.

3. Onderhoud en eventuele reparaties.

4. Reinigingsmiddelen en filters.

5. Water en elektriciteit.

6. Melk, suiker en eventuele wegwerpbekers.

Niet ieder kantoor heeft dezelfde kosten.

Een kleine organisatie met een eenvoudige koffiemachine heeft bijvoorbeeld andere maandlasten dan een bedrijf met meerdere professionele volautomaten en een volledig servicecontract.

Om eerlijk te vergelijken, moet je daarom eerst weten hoeveel koppen koffie er maandelijks worden gedronken.

Hoe bereken je de kosten per kopje koffie?

De basisformule is eenvoudig:

Totale maandelijkse koffiekosten ÷ aantal koppen koffie per maand = kosten per kopje

Stel dat jouw bedrijf maandelijks 1.000 koppen koffie drinkt.

De totale kosten voor koffiebonen, de koffiemachine, onderhoud, reiniging, energie en melk bedragen samen €350.

Dan is de berekening:

€350 ÷ 1.000 = €0,35 per kopje.

Dat is een compleet andere berekening dan alleen de kosten van de koffiebonen.

Beide cijfers zijn nuttig. De bonenprijs laat zien wat de koffie zelf kost, terwijl de totale prijs per kop inzicht geeft in de volledige koffievoorziening.

Wat kosten koffiebonen per kopje?

De kosten van koffiebonen zijn afhankelijk van de prijs per kilo en het aantal gram koffie dat de machine gebruikt.

Bij een gemiddelde dosering van 9 gram haal je theoretisch ongeveer 111 koppen koffie uit één kilo koffiebonen.

Dat geeft de volgende rekenvoorbeelden:

De bedragen zijn rekenvoorbeelden en geen actuele verkoopprijzen van Buro Bonen.

Een verschil van €10 per kilo lijkt groot, maar bij 9 gram koffie per kop komt dat neer op €0,09 extra per consumptie.

Voor een kantoor dat 1.000 koppen per maand drinkt, betekent dat ongeveer €90 verschil per maand.

Bij grotere organisaties kan dit behoorlijk oplopen.

Toch betekent dit niet dat de goedkoopste koffiebonen automatisch de beste keuze zijn. Koffie moet ook lekker zijn en goed passen bij de machine.

Bekijk ons assortiment koffiebonen om verschillende merken en varianten te vergelijken.

Wat kost koffie op kantoor met 10 medewerkers?

Een klein kantoor heeft doorgaans minder koffie nodig dan een organisatie met meerdere afdelingen.

Stel dat er gemiddeld 10 medewerkers per werkdag aanwezig zijn en iedere medewerker 2,5 kop koffie drinkt.

Bij 20 werkdagen per maand betekent dat:

10 × 2,5 × 20 = 500 koppen koffie per maand.

Gebruikt de koffiemachine gemiddeld 9 gram bonen per kop? Dan is ongeveer 4,5 kilo koffie nodig.

Bij een voorbeeldprijs van €20 per kilo bedragen de koffiebonenkosten:

4,5 × €20 = €90 per maand.

Daar komen de overige kosten nog bovenop.

Een voorbeeldbegroting:

Bij 500 koppen per maand komt dit neer op €0,42 per kopje.

Dit is een fictieve begroting met voorbeeldbedragen, exclusief btw en zonder eventuele bekers, suiker of overige extra’s. De werkelijke kosten kunnen hoger of lager uitvallen.

Wat kost koffie op kantoor met 25 medewerkers?

Voor een kantoor met gemiddeld 25 aanwezige medewerkers maken we dezelfde berekening.

Bij 2,5 kop koffie per persoon en 20 werkdagen ontstaat het volgende verbruik:

25 × 2,5 × 20 = 1.250 koppen per maand.

Bij 9 gram koffiebonen per kop is daarvoor ongeveer 11,25 kilo koffie nodig.

Met een bonenprijs van €20 per kilo kom je op €225 aan koffiebonen.

Een mogelijke maandbegroting ziet er zo uit:

Dat betekent:

€415 ÷ 1.250 = ongeveer €0,33 per kopje.

Ook dit is een illustratief rekenmodel en geen offerte. De overige aannames zijn gelijk aan die van het vorige voorbeeld.

Het laat wel zien dat de kosten per kopje kunnen dalen naarmate een koffiemachine intensiever wordt gebruikt.

Dat komt doordat vaste kosten over meer consumpties worden verdeeld.

Wat kost koffie op kantoor met 50 medewerkers?

Bij 50 aanwezige medewerkers en 2,5 kop koffie per persoon ontstaat een maandelijks verbruik van:

50 × 2,5 × 20 = 2.500 koppen.

Bij 9 gram bonen per kop is ongeveer 22,5 kilo koffie nodig.

Met een voorbeeldprijs van €20 per kilo zijn de maandelijkse koffiebonenkosten €450.

Een illustratieve begroting:

De gemiddelde kosten komen daarmee uit op ongeveer €0,30 per kop.

Ook hier gaat het om een fictieve kostenopbouw, exclusief btw en eventuele aanvullende verbruiksartikelen.

Bij grotere aantallen kan het gebruik van één geschikte machine voordeliger zijn dan meerdere kleine machines.

Maar capaciteit blijft belangrijk. Een machine die onvoldoende koppen per uur kan bereiden, veroorzaakt mogelijk wachttijden en extra belasting.

Kosten koffie op kantoor voor 10, 25 en 50 medewerkers vergeleken

Onderstaande vergelijking vat de drie rekenvoorbeelden samen.

Alle bedragen zijn gebaseerd op 20 werkdagen, gemiddeld 2,5 kop koffie per persoon, 9 gram koffiebonen per kop en €20 per kilo koffiebonen.

De overige kosten zijn illustratieve aannames en geen vaste tarieven.

Het belangrijkste inzicht is dat de totale kosten niet alleen door de prijs van de koffiebonen worden bepaald.

Ook het aantal gebruikers en de gekozen machine hebben een grote invloed.

Koffiemachine kopen, huren of leasen: wat is voordeliger?

Een koffiemachine voor kantoor kun je op verschillende manieren financieren.

Welke oplossing het voordeligst is, hangt af van de aanschafprijs, gebruiksduur, het servicecontract en de gewenste flexibiliteit.

Koffiemachine kopen

Bij kopen betaal je de machine in één keer en word je eigenaar.

Dat kan interessant zijn wanneer je voldoende budget hebt en verwacht de koffiemachine meerdere jaren te gebruiken.

De aanschafkosten kun je voor een interne bedrijfseconomische vergelijking over de verwachte gebruiksduur verdelen.

Stel dat een koffiemachine €2.000 exclusief btw kost en je rekent met een gebruiksduur van vijf jaar.

Dan bedraagt de eenvoudige maandelijkse afschrijving:

€2.000 ÷ 60 maanden = €33,33 per maand.

Onderhoud, energie, reiniging, eventuele financieringskosten en reparaties komen daar nog bij.

Koffiemachine huren

Bij huren betaal je doorgaans een maandelijks bedrag voor het gebruik van de machine.

Afhankelijk van het contract kunnen onderhoud en service zijn inbegrepen.

Dat maakt het makkelijker om met voorspelbare maandlasten te werken.

Let wel op de looptijd, de inbegrepen service en de voorwaarden bij vroegtijdige beëindiging.

Koffiemachine leasen

Bij lease wordt de investering eveneens over een langere periode verdeeld.

Er bestaan verschillende leaseconstructies. De afspraken over eigendom, onderhoud en fiscale verwerking kunnen per overeenkomst verschillen.

Daarom moet je niet alleen naar het maandbedrag kijken, maar naar de totale contractkosten.

Wat is uiteindelijk goedkoper?

Vergelijk de volledige kosten over dezelfde periode.

Een lage maandprijs lijkt aantrekkelijk, maar kan minder voordelig uitpakken wanneer er extra kosten voor service, koffieafname of contractverlenging bij komen.

Bij kopen moet je juist rekening houden met onderhoud, afschrijving en de mogelijkheid dat de machine eerder vervangen moet worden.

In ons artikel over koffieoplossingen voor kantoor lees je meer over de verschillende mogelijkheden.

Wat is goedkoper: koffiebonen, cups of filterkoffie?

Niet alleen de machine, maar ook het type koffie beïnvloedt de kosten.

Koffiebonen

Bij verse koffiebonen betaal je per consumptie voor de hoeveelheid gemalen koffie.

De bonenkosten zijn eenvoudig te berekenen op basis van de kiloprijs en dosering.

Een volautomaat kan interessant zijn voor bedrijven die dagelijks veel koffie drinken en belang hechten aan smaak en variatie.

Koffiecups en capsules

Cups en capsules zijn gemakkelijk te gebruiken en vragen vaak minder dagelijkse handelingen.

De ingrediëntenkosten per kop kunnen echter hoger liggen dan bij koffiebonen, vooral wanneer de consumptie toeneemt.

Ook moet je rekening houden met de verwerking van gebruikte capsules.

Filterkoffie

Filterkoffie kan bij grotere hoeveelheden een voordelige manier zijn om koffie te zetten.

Daar staat tegenover dat je minder flexibiliteit hebt wanneer medewerkers verschillende soorten koffie willen drinken.

Ook is filterkoffie minder geschikt wanneer cappuccino en latte macchiato belangrijke onderdelen van de koffievoorziening zijn.

Voor een zakelijke vergelijking kijk je daarom altijd naar zowel de kosten als de gewenste kwaliteit en het gemak.

Hoe kun je besparen op koffiekosten?

Er zijn verschillende manieren om de kosten van koffie op kantoor beter te beheersen.

1. Bereken eerst het echte koffieverbruik

Een bedrijf met 50 medewerkers heeft niet automatisch koffie nodig voor 50 dagelijks aanwezige koffiedrinkers.

Bij hybride werken kan de gemiddelde bezetting lager liggen.

Gebruik daarom de daadwerkelijke aanwezigheid om het koffieverbruik te bepalen.

Met onze gids over koffieverbruik op kantoor berekenen kun je de benodigde hoeveelheid koffiebonen nauwkeurig inschatten.

2. Vergelijk koffiebonen per kilo én per kopje

Een kilo goedkopere koffie kan aantrekkelijk zijn.

Maar wanneer de machine meer gram per kop nodig heeft om dezelfde gewenste smaak te bereiken, kan het financiële verschil kleiner worden.

Vergelijk daarom altijd de dosering die bij jouw machine en smaakvoorkeur past.

3. Kies een koffiemachine met de juiste capaciteit

Een te grote machine betekent mogelijk onnodig hoge vaste kosten.

Een te kleine machine kan juist snel overbelast raken en voor wachttijden zorgen.

Stem de capaciteit daarom af op het werkelijke aantal consumpties en de piekmomenten.

Bekijk hiervoor onze zakelijke Jetinno koffiemachines.

4. Voorkom storingen met regelmatig onderhoud

Slecht onderhoud kan leiden tot vervuiling, smaakproblemen en storingen.

Reinig de koffiemachine daarom volgens de voorschriften van de fabrikant.

Vooral bij machines met een vers melksysteem is een goede reinigingsroutine belangrijk.

Lees ons onderhoudsschema voor koffiemachines voor praktische aandachtspunten.

5. Koop geen onnodig grote koffievoorraad

Voordeelverpakkingen kunnen interessant zijn, maar alleen wanneer je de koffie binnen een passende periode verbruikt.

Bij een klein kantoor kan het slimmer zijn om regelmatig verse koffie te bestellen.

Bij een groter bedrijf met een stabiel verbruik kan een grotere bestelling juist praktisch en voordelig zijn.

6. Kijk verder dan alleen de aankoopprijs

Een goedkope koffiemachine is niet altijd de voordeligste keuze.

Wanneer het apparaat veel onderhoud nodig heeft, onvoldoende capaciteit biedt of relatief veel ingrediënten gebruikt, kunnen de totale kosten hoger uitvallen.

Vergelijk daarom altijd de volledige kosten gedurende de verwachte gebruiksduur.

Welke koffiebonen bieden een goede prijs-kwaliteitverhouding voor kantoor?

Er is geen koffieboon die voor ieder bedrijf de beste keuze is.

De juiste koffie moet passen bij de smaakvoorkeur van medewerkers, de aanwezige machine en het budget.

Segafredo Intermezzo en Lavazza Crema e Aroma zijn voorbeelden van bekende Italiaanse blends die interessant kunnen zijn voor dagelijks gebruik.

Voor organisaties die een andere smaak of een bijzonder herkomstverhaal zoeken, zijn er ook alternatieven zoals GUZO en Caffè Moka.

Vergelijk de actuele prijzen en kijk vooral naar de kosten per kopje bij de dosering die jouw machine gebruikt.

Bij Buro Bonen vind je verschillende merken en helpen we je graag om een passende combinatie van koffiebonen en koffiemachine te kiezen.

De koffiekosten van jouw bedrijf berekenen

Wil je inzicht krijgen in de werkelijke kosten van koffie op kantoor? Verzamel dan eerst een paar eenvoudige gegevens.

Noteer hoeveel medewerkers er gemiddeld per dag aanwezig zijn en hoeveel koppen koffie er daadwerkelijk worden gedronken.

Controleer vervolgens hoeveel gram koffiebonen de machine per kop gebruikt en wat je gemiddeld per kilo betaalt.

Tel daar de maandelijkse machinekosten, onderhoud, reinigingsmiddelen, energie en eventuele melk of andere ingrediënten bij op.

Deel het totaal door het aantal gezette koppen koffie.

Zo ontdek je wat jouw koffievoorziening werkelijk kost en waar mogelijke besparingen liggen.

Advies over een voordelige koffievoorziening voor kantoor

Goede koffie op kantoor hoeft niet onnodig duur te zijn.

Met de juiste combinatie van koffiebonen, machinecapaciteit en onderhoud kun je de kosten beheersbaar houden zonder dat medewerkers op smaak hoeven in te leveren.

Bij Buro Bonen helpen we bedrijven bij het kiezen van koffiebonen, koffiemachines en een passende koffievoorziening.

Wil je weten welke oplossing geschikt is voor jouw organisatie en wat daarbij komt kijken?

Bekijk ons assortiment voor koffie op kantoor of neem contact op met Buro Bonen voor persoonlijk advies.

Veelgestelde vragen over de kosten van koffie op kantoor

Wat kost één kopje koffie op kantoor?

Dat hangt af van de koffiebonen, dosering en bijkomende kosten. Bij een bonenprijs van €20 per kilo en een dosering van 9 gram zijn de bonenkosten ongeveer €0,18 per kop. De volledige prijs ligt hoger wanneer je machinekosten, onderhoud en overige kosten meerekent.

Hoeveel kost koffie per medewerker per maand?

Bij 2,5 kop koffie per werkdag en 20 werkdagen drinkt een medewerker ongeveer 50 koppen per maand. Bij totale kosten van €0,35 per kop is dat ongeveer €17,50 per aanwezige medewerker per maand.

Hoeveel koffiebonen heeft een kantoor met 20 medewerkers nodig?

Bij 2,5 kop koffie per medewerker, 20 werkdagen en 9 gram bonen per kop is ongeveer 9 kilo koffie per maand nodig. Met een kleine voorraadmarge kun je uitgaan van circa 10 kilo.

Is koffie met verse bonen goedkoper dan koffiecups?

De ingrediëntenkosten van koffiebonen kunnen bij regelmatig gebruik lager liggen dan die van cups. De totale kosten hangen echter ook af van het apparaat, het onderhoud en het aantal consumpties.

Is een koffiemachine kopen voordeliger dan huren?

Kopen kan op de lange termijn voordeliger zijn, maar dat is niet altijd zo. Vergelijk de totale kosten inclusief onderhoud, eventuele reparaties en service over dezelfde gebruiksperiode.

Hoe kun je besparen op koffie voor personeel?

Door het werkelijke verbruik te meten, geschikte koffiebonen te kiezen, de dosering goed af te stellen en een koffiemachine met de juiste capaciteit te gebruiken.

Welke kosten worden vaak vergeten bij koffie op kantoor?

Naast koffiebonen worden vooral onderhoud, reinigingsmiddelen, melk, elektriciteit, filters, bekers en de aanschaf of huur van de machine regelmatig onderschatten.