Hoeveel koffie heeft een kantoor nodig? Bereken het koffieverbruik

Hoeveel koffiebonen heeft een kantoor eigenlijk per week of per maand nodig? Het antwoord hangt vooral af van het aantal medewerkers dat daadwerkelijk op kantoor aanwezig is, hoeveel koppen zij gemiddeld drinken en hoeveel gram koffie de koffiemachine per bereiding gebruikt.

Voor een gemiddelde berekening kun je uitgaan van ongeveer 2,5 kop koffie per aanwezige medewerker per werkdag en circa 9 gram koffiebonen per kop. Een medewerker die vijf dagen per week op kantoor is, verbruikt daarmee ongeveer 450 gram koffiebonen per maand.

Voor een kantoor met 10 medewerkers komt dat neer op ongeveer 4,5 kilo koffiebonen per maand. Bij 25 medewerkers is dat circa 11,25 kilo en bij 50 medewerkers ongeveer 22,5 kilo.

Dat is echter alleen de basisberekening. Hybride werken, sterke koffie, dubbele shots, bezoekers en verschillen tussen koffiemachines kunnen het werkelijke verbruik flink veranderen. Hieronder leggen we uit hoe je het koffieverbruik voor jouw kantoor nauwkeuriger berekent.

Koffieverbruik kantoor berekenen: de formule

Wil je zelf het koffieverbruik van jouw kantoor berekenen? Gebruik dan deze formule:

Aantal aanwezige medewerkers × koppen per persoon per dag × aantal kantoordagen × gram koffie per kop ÷ 1.000 = aantal kilo koffiebonen

Een voorbeeld:

Een kantoor heeft gemiddeld 20 medewerkers per dag aanwezig. Zij drinken gemiddeld 2,5 kop koffie. Er zijn 20 werkdagen in de maand en de koffiemachine gebruikt gemiddeld 9 gram bonen per bereiding.

20 × 2,5 × 20 × 9 ÷ 1.000 = 9 kilo koffiebonen per maand

Wij raden aan om hier een kleine voorraadmarge bovenop te zetten. Met ongeveer 10 procent extra voorkom je dat de koffie op een drukke week plotseling op is.

Voor dit kantoor zou een maandvoorraad van ongeveer 10 kilo koffiebonen daarom een logisch uitgangspunt zijn.

Hoeveel koffie drinkt een medewerker per maand?

Er bestaat geen vast koffieverbruik per medewerker. De ene collega drinkt één espresso per dag, terwijl een ander gedurende de werkdag vier of vijf keer naar de koffiemachine loopt.

Voor het bestellen van koffie is het daarom handiger om met een gemiddelde te rekenen.

*Berekend op basis van 20 dagen aanwezigheid per maand.

Voor een normaal kantoor is ongeveer 0,4 tot 0,5 kilo koffiebonen per volledig aanwezige medewerker per maand daardoor een praktisch startpunt.

Dat betekent niet dat je simpelweg het totale personeelsbestand met een halve kilo moet vermenigvuldigen. Bij hybride organisaties is de gemiddelde bezetting veel belangrijker.

Hoeveel kilo koffiebonen heb je nodig per aantal medewerkers?

Onderstaande tabel gaat uit van gemiddeld 2,5 kop koffie per persoon per dag, 20 werkdagen per maand en 9 gram koffiebonen per kop.

Deze hoeveelheden zijn bedoeld als startpunt. De instellingen van de koffiemachine en het daadwerkelijke drinkgedrag bepalen uiteindelijk hoeveel bonen je nodig hebt.

Hoeveel kopjes koffie haal je uit 1 kg koffiebonen?

Een andere manier om het koffieverbruik te berekenen is vanuit een kilo koffiebonen.

Hoeveel kopjes koffie je uit 1 kg bonen haalt, wordt grotendeels bepaald door het aantal gram koffie dat de machine per bereiding maalt.

Gebruikt jouw koffiemachine bijvoorbeeld 9 gram per kop, dan kun je theoretisch ongeveer 111 koppen koffie uit één kilo koffiebonen halen.

In de praktijk kan het aantal iets lager liggen. Denk aan het opnieuw instellen van de maalgraad, testbereidingen, restjes bonen en koffie die wel wordt gezet maar uiteindelijk niet volledig wordt opgedronken.

Voor een zakelijke berekening is het daarom verstandig om niet tot op de laatste gram te bestellen.

Hoeveel gram koffiebonen gebruik je per kopje?

De hoeveelheid koffie per kop verschilt per machine en koffiesoort. Een eenvoudige koffie kan relatief weinig gemalen koffie nodig hebben, terwijl een krachtige espresso, dubbele espresso of grote melkspecialiteit een hogere dosering kan gebruiken.

Voor een eerste kantoorberekening is 8 tot 10 gram per kop een bruikbare bandbreedte.

Wil je precies weten hoeveel jouw kantoor gebruikt? Controleer dan de instellingen van de koffiemachine of weeg een aantal dagen hoeveel koffiebonen er daadwerkelijk wordt verbruikt.

Dat laatste levert vaak de betrouwbaarste berekening op.

Stel dat je aan het begin van maandag een volle zak van 1 kg opent en deze donderdagmiddag leeg is. Als er gedurende die periode ongeveer 110 koffies zijn gezet, zit het daadwerkelijke verbruik rond de 9 gram per consumptie.

Met die waarde kun je vervolgens veel nauwkeuriger voorspellen hoeveel koffie je volgende maand nodig hebt.

Houd bij hybride werken rekening met bezetting, niet met personeelsaantal

Een van de meest gemaakte fouten bij het berekenen van koffie voor kantoor is uitgaan van het totale aantal werknemers.

Een bedrijf kan bijvoorbeeld 50 medewerkers hebben, terwijl er op een gemiddelde werkdag maar 30 aanwezig zijn. Wanneer je voor alle 50 medewerkers koffie bestelt, bouw je ongemerkt een veel te grote voorraad op.

Gebruik daarom het gemiddelde aantal personen dat per dag daadwerkelijk op locatie werkt.

Stel:

Een organisatie heeft 40 medewerkers. Gemiddeld is 60 procent daarvan op kantoor aanwezig. Dat betekent een dagelijkse bezetting van ongeveer 24 personen.

Bij 2,5 kop koffie per dag, 20 werkdagen en 9 gram bonen per kop is het maandverbruik:

24 × 2,5 × 20 × 9 ÷ 1.000 = 10,8 kilo koffiebonen

Met een kleine voorraadmarge kom je uit op ongeveer 12 kilo per maand.

Dat is aanzienlijk minder dan wanneer je de berekening op alle 40 medewerkers zou baseren.

Vergeet bezoekers en vergaderingen niet

Niet alle koffie wordt door medewerkers gedronken.

Heb je regelmatig klanten, leveranciers, sollicitanten of andere bezoekers over de vloer? Dan kan het werkelijke koffieverbruik hoger uitvallen dan de personeelsbezetting doet vermoeden.

Hetzelfde geldt voor vergaderlocaties, showrooms, wachtruimtes en trainingsruimtes.

Een kantoor met tien medewerkers en dagelijks veel bezoek kan daardoor meer koffie verbruiken dan een afgesloten kantoor met twintig medewerkers.

Wanneer je het verbruik gedurende een paar weken meet, is het daarom verstandig om alle uitgifte van de koffiemachine mee te nemen en niet alleen te kijken naar het aantal werknemers.

Welke invloed heeft de koffiemachine op het verbruik?

De koffiemachine heeft opvallend veel invloed op hoeveel koffiebonen je maandelijks gebruikt.

Een machine die standaard 7 of 8 gram per bereiding maalt, kan uit een kilo aanzienlijk meer consumpties halen dan een machine die 10 of 11 gram doseert.

Ook het drankmenu speelt mee.

Op een kantoor waar voornamelijk gewone koffie en espresso wordt gedronken, kan het verbruik anders zijn dan op een locatie waar medewerkers vaak grote cappuccino’s, latte macchiato’s of dubbele espresso’s kiezen.

Daarom is niet alleen capaciteit belangrijk bij het kiezen van een zakelijke koffiemachine. De machine moet ook passen bij het verwachte aantal consumpties en het gewenste smaakniveau.

Lees hiervoor ook onze gids over de juiste kantoor koffie oplossing voor jouw werkvloer.

Voor kantoren die een professionele volautomaat zoeken, kun je ook onze Jetinno koffiemachines voor zakelijk gebruik bekijken.

Zo bereken je de kosten van koffiebonen per kopje

Wanneer je weet hoeveel gram koffie je per consumptie gebruikt, kun je ook eenvoudig de kosten per kop berekenen.

Gebruik hiervoor:

Prijs per kilo ÷ aantal koppen uit één kilo = kosten koffiebonen per kop

Stel dat jouw koffiebonen €20 per kilo kosten en de machine ongeveer 9 gram per kop gebruikt.

Uit één kilo haal je dan ongeveer 111 koppen.

€20 ÷ 111 = ongeveer €0,18 aan koffiebonen per kop

Dit zijn alleen de kosten van de bonen. Voor de volledige kosten van koffie op kantoor moet je ook rekening houden met de machine, onderhoud, reinigingsmiddelen, energie en eventueel melk, suiker en bekers.

Bij grotere kantoren kunnen kleine verschillen in dosering behoorlijk oplopen.

Een machine die 8 gram gebruikt in plaats van 10 gram haalt theoretisch 125 in plaats van 100 koppen uit dezelfde kilo. Dat is 25 procent meer consumpties uit dezelfde hoeveelheid koffiebonen.

De laagste dosering is overigens niet automatisch de beste keuze. Koffie die te slap smaakt levert weinig op als medewerkers daardoor ontevreden zijn. De juiste balans tussen smaak, dosering en kosten is belangrijker.

Hoeveel koffiebonen moet je op voorraad houden?

Een enorme voorraad lijkt veilig, maar is meestal niet nodig.

Koffiebonen blijven het interessantst wanneer je niet maandenlang grote hoeveelheden geopend of ongebruikt laat staan. Voor kantoren is regelmatig bestellen daarom vaak praktischer dan een voorraad voor een half jaar opslaan.

Een werkbare aanpak is om ongeveer één maand regulier verbruik te bestellen en daarnaast een beperkte reserve achter de hand te houden.

Verbruikt je kantoor bijvoorbeeld ongeveer 10 kilo per maand, dan kun je rond 10 tot 11 kilo als normale voorraad aanhouden en het bestelmoment zo plannen dat er nog voldoende reserve aanwezig is.

Bij grotere organisaties kun je de voorraad nog nauwkeuriger sturen door iedere maand dezelfde drie cijfers vast te leggen: het aantal aanwezige medewerkers, het aantal gezette consumpties en het aantal verbruikte kilo’s koffiebonen.

Na enkele maanden weet je precies hoeveel jouw eigen kantoor gebruikt.

Wanneer moet je meer of minder koffie bestellen?

Bestel meer wanneer de gemiddelde kantoorbezetting stijgt, nieuwe medewerkers starten, er structureel meer bezoekers komen of het aantal vergaderingen toeneemt.

Een hogere dosering van de koffiemachine kan eveneens betekenen dat je voorraad sneller opgaat.

Je kunt juist minder bestellen wanneer medewerkers vaker thuiswerken, een deel van het team verhuist naar een andere locatie of het koffiegebruik lager blijkt te zijn dan aanvankelijk verwacht.

Ook seizoenen spelen een rol. Tijdens vakantieperiodes ligt het verbruik op veel kantoren lager dan tijdens normale werkweken.

Kijk daarom niet alleen één keer naar je koffieverbruik. Een eenvoudige controle per kwartaal voorkomt zowel tekorten als onnodige voorraad.

Welke koffiebonen passen bij jouw kantoor?

Wanneer je eenmaal weet hoeveel kilo koffie je nodig hebt, volgt de volgende vraag: welke koffiebonen bestel je?

Voor een kantoor is een toegankelijke smaak meestal belangrijk. De koffie moet niet alleen passen bij de grootste koffieliefhebber van het bedrijf, maar bij een brede groep medewerkers en bezoekers.

Een gebalanceerde boon die geschikt is voor zowel gewone koffie als espresso en melkspecialiteiten is daarom vaak een goede basis.

Bij Buro Bonen vind je verschillende koffiebonen voor thuis en zakelijk gebruik, waaronder bekende merken en verschillende smaakprofielen.

Heb je een groot maandelijks verbruik, kijk dan niet alleen naar de prijs van een zak koffie. Reken terug naar de prijs per kilo en uiteindelijk naar de prijs per kop. Zo kun je verschillende koffiebonen eerlijker vergelijken.

Ook de ontwikkeling van de koffieprijs heeft invloed op de zakelijke kosten. Daarover lees je meer in ons artikel over koffieprijzen in 2026 en de gevolgen voor bedrijven.

Koffieverbruik van jouw kantoor in vijf minuten bepalen

Je hoeft geen ingewikkeld systeem te gebruiken om een goede eerste inschatting te maken.

Begin met het gemiddelde aantal medewerkers dat daadwerkelijk per dag op kantoor aanwezig is. Vermenigvuldig dat met ongeveer 2,5 kop koffie per persoon. Vermenigvuldig het resultaat vervolgens met het aantal werkdagen en ongeveer 9 gram koffie per kop.

Deel het totale aantal gram door 1.000 en je hebt een praktische schatting van het benodigde aantal kilo’s koffiebonen.

Voeg vervolgens ongeveer 10 procent reserve toe.

Een kantoor met gemiddeld 25 aanwezige medewerkers komt op die manier uit op ongeveer 11,25 kilo berekend verbruik en circa 12,5 kilo praktische maandvoorraad.

Na een maand kun je het berekende verbruik vergelijken met de werkelijkheid en de hoeveelheid verder verfijnen.

Advies over koffie voor jouw kantoor

Het berekenen van het koffieverbruik is een goede eerste stap. Uiteindelijk moeten de hoeveelheid koffie, de koffiebonen en de koffiemachine op elkaar aansluiten.

Een klein kantoor dat 300 koppen per maand zet heeft andere eisen dan een bedrijf waar dagelijks honderden consumpties uit de machine komen.

Buro Bonen helpt bedrijven met koffiebonen, koffiemachines en praktisch advies over de koffievoorziening. Zo voorkom je dat je een te grote machine aanschaft, structureel te veel koffie bestelt of juist iedere maand zonder voorraad komt te zitten.

Wil je weten welke combinatie past bij het aantal medewerkers en het verwachte verbruik binnen jouw organisatie? Neem contact op met Buro Bonen voor persoonlijk advies.

Veelgestelde vragen over koffieverbruik op kantoor

Hoeveel koffie drinkt een medewerker gemiddeld op kantoor?

Voor een praktische voorraadberekening kun je beginnen met ongeveer 2 tot 3 koppen per aanwezige medewerker per werkdag. Het werkelijke aantal kan per organisatie aanzienlijk verschillen.

Hoeveel koffiebonen heb je per medewerker per maand nodig?

Bij 2,5 kop koffie per dag, 20 werkdagen en 9 gram koffie per kop gebruikt één volledig aanwezige medewerker ongeveer 450 gram koffiebonen per maand.

Hoeveel kopjes koffie haal je uit 1 kg koffiebonen?

Bij 8 gram koffie per kop haal je theoretisch ongeveer 125 koppen uit 1 kg koffiebonen. Bij 9 gram zijn dat ongeveer 111 koppen en bij 10 gram ongeveer 100 koppen.

Hoeveel kilo koffie heb je nodig voor 10 medewerkers?

Wanneer 10 medewerkers twintig dagen per maand aanwezig zijn en gemiddeld 2,5 kop per dag drinken met een dosering van 9 gram, heb je ongeveer 4,5 kilo koffiebonen nodig. Met een kleine voorraadmarge kun je uitgaan van ongeveer 5 kilo per maand.

Hoeveel kilo koffie heb je nodig voor 25 medewerkers?

Met dezelfde gemiddelde berekening komt een kantoor met 25 dagelijks aanwezige medewerkers uit op ongeveer 11,25 kilo koffiebonen per maand. Met reserve is circa 12,5 kilo een praktisch uitgangspunt.

Hoeveel kilo koffie heb je nodig voor 50 medewerkers?

Bij gemiddeld 2,5 kop per dag en een dosering van 9 gram verbruiken 50 dagelijks aanwezige medewerkers ongeveer 22,5 kilo koffiebonen per maand. Inclusief voorraadmarge kun je rekenen op ongeveer 25 kilo.

Hoe bereken je koffie voor een hybride kantoor?

Gebruik niet het totale aantal werknemers, maar het gemiddelde aantal medewerkers dat daadwerkelijk per dag aanwezig is. Vermenigvuldig dit aantal met het gemiddelde aantal koppen, het aantal kantoordagen en het aantal gram koffie per bereiding.

Hoeveel gram koffie gebruikt een koffiemachine per kop?

Dat verschilt per koffiemachine, instelling en drankje. Voor een eerste berekening kun je ongeveer 8 tot 10 gram per kop gebruiken. Controleer voor een nauwkeurige berekening de instellingen en het daadwerkelijke verbruik van jouw machine.

Hoeveel extra koffie moet je op voorraad houden?

Een reserve van ongeveer 10 procent boven op het normale berekende verbruik is voor veel kantoren een bruikbaar uitgangspunt. Bij onregelmatige leveringen of sterk wisselende bezetting kan een grotere buffer verstandig zijn.